Bí quyết quản lý đơn hàng hiệu quả trong kinh doanh online

​

Quản lý đơn bán hàng là công việc thống kê, theo dõi và báo cáo bán hàng, báo cáo các đơn đặt hàng từ khách hàng, cũng như quá trình xuất hàng và vận chuyển đơn hàng… Như vậy, chỉ cần mắc phải sai sót nhỏ trong các bước thực hiện quy trình này sẽ rất dễ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và hiệu suất bán hàng. Đặc biệt là với nhiều cửa hàng có bán hàng đa kênh trên Shopee, Lazada, Tiki, Sendo…




Quản lý các đơn đặt hàng giúp nhà bán hàng online dễ kiếm soát kho vận cũng như tránh thất lạc và thất thoát hàng hóa. Nhưng quy trình quản lý chính xác đơn hàng, kho vận là không hề dễ dàng. Ít nhất nhà quản lý phải được đào tạo hoặc sử dụng các nền tảng hỗ trợ khác để tránh gặp những vấn đề trong khâu quản lý.




Vậy đâu là những lỗi mà chúng ta thường gặp trong lúc quản lý các đơn hàng?

1. Những sai lầm dễ mắc trong công việc quản lý các đơn hàng online

Để hiểu rõ được quản lý đơn đặt hàng thế nào là hiệu quả, đầu tiên chúng ta cần nắm rõ những sai lầm dễ mắc phải khi thực hiện quy trình này. Cùng điểm qua những thông tin bên dưới để xem có phải đây là những lỗi mà chúng ta hay gặp phải không nhé!




Không kiểm soát được số lượng tồn kho:

Hậu quả của sai sót này rất lớn bởi vì nếu không nắm được số lượng hàng tồn kho, bạn sẽ không biết sản phẩm nào còn nhiều và sản phẩm nào đã hết. Và khi không biết được chính xác những điều đó, nếu vô tình chọn giao một đơn hàng mà sản phẩm đã hết, thì khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu và có thể không mua lại cho những lần sau. Việc này cũng thể hiện sự kém chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên kiểm kê dẫn đến những lỗi sai không đáng có này.




Không có một quy trình phân loại hàng hóa rõ ràng:

Hãy tưởng tượng bạn đang cần giao gấp một mẫu áo cho khách hàng nhưng tốn quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm mẫu áo đó trong kho vì chúng không được phân loại rõ ràng. Việc này gây tốn rất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm đúng sản phẩm và sẽ lại diễn cho khi tìm kiếm các sản phẩm khác. Như vậy, việc phân loại được các nhóm hàng hóa một cách khoa học sẽ tránh được tình trạng này.

​

Vẫn còn sử dụng các cách thủ công để quản lý vận đơn:

Thật là một thiếu sót lớn nếu không đề cập đến lỗi này. Việc sử dụng các cách thủ công như viết tay, viết sổ, tự ghi nhớ… đều là những phương án lỗi thời và chỉ phù hợp với các gian hàng nhỏ hoặc rất nhỏ. Với các gian hàng có số lượng hàng lớn và mật độ hàng hóa phức tạp thì bạn sẽ chìm trong mệt mỏi vì phải xử lý thủ công. Và càng khó khăn hơn khi bạn có nhiều kho hàng từ các sàn thương mại điện tử như: Shopee, Tiki, Lazada, Sendo…




Không kiểm soát được thông tin, chất lượng hàng hóa trong kho vận:

Điều này nghe tưởng chừng đơn giản nhưng lại có thể gây ra hiệu quả rất lớn. Ví dụ như sản phẩm của bạn là rau tươi nhưng bạn lại không nắm rõ hạn sử dụng và quy trình bảo quản của chúng, dẫn đến sản phẩm chưa bán được đã bị hư hỏng, gây thất thoát hàng hóa rất nhiều.




2. Mẹo quản lý đơn bán hàng hiệu quả cho các shop kinh doanh online

2.1 Tận dụng các chức năng trên công cụ Excel

Microsoft Excel chính là công cụ bảng tính phổ biến nhất hiện nay. Excel giúp nhà bán hàng quản lý được đơn bán hàng online dễ dàng hơn rất nhiều lần so với các phương pháp thủ công.

​

Excel giúp tiết kiệm thời gian, công sức của các chủ shop online.

Ưu điểm của Excel

• 
  Giúp thống kê số liệu dễ dàng.
• 
  Dễ dàng tìm kiếm thông tin, thay đổi, chỉnh sửa thông tin đơn đặt hàng.
• 
  Có thể tạo báo cáo bán hàng từ Excel.
• 
  Hoàn toàn miễn phí.

Nhược điểm của Excel

• 
  Chỉ phù hợp với các cửa hàng có quy mô bán hàng online nhỏ, số lượng tồn kho ít.
• 
  Vẫn phải nắm rõ các thao tác và cơ chế hoạt động của các hàm tính trên excel (nếu không phép tính sẽ bị sai).
• 
  Excel là một công cụ nguồn mở miễn phí nên việc bảo mật thông tin chắc chắn sẽ không tốt như các công cụ có tính phí.

2.2 Thuê các chuyên viên kiểm kê kho vận

Đây cũng là một trong những phương pháp phổ biến ngày nay mà nhiều doanh nghiệp vẫn đang dùng. Tuy nhiên, các chuyên viên này về cơ bản cũng vẫn cần đến các công cụ đo lường để hỗ trợ cho việc kiểm soát, kiểm kê, báo cáo bán hàng, báo cáo đơn hàng. Ngoài ra, chi phí để thuê chuyên viên kiểm kê kho vận chỉ phù hợp với những doanh nghiệp lớn. Nếu bạn chỉ phụ thuộc vào cửa hàng online hoặc sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo… thì sẽ không phù hợp.




2.3 Sử dụng công cụ, phần mềm quản lý kinh doanh online

Sự bùng nổ của công nghệ 4.0 đã thúc đẩy nhiều ngành hàng kinh doanh áp dụng các công cụ hiện đại hơn. Nổi bật trong số đó chính là các Phần mềm bán hàng online S2Retail cho phép bạn kinh doanh trên nhiều trang thương mại điện tử và kết nối tất cả lại với nhau giúp kiểm soát tốt hàng hóa và quan trọng hơn đó là tăng doanh thu bán hàng.




Với Phần mềm bán hàng online S2Retail bạn có thể dễ dàng quản lý thông tin đơn hàng, vận đơn, kho vận. Quản lý đa nền tảng từ máy tính đến điện thoại di động. Và đặc biệt hơn là giúp quản lý chính xác hơn nhờ vào các công cụ thống kê, báo cáo bán hàng được tích hợp sẵn. Bạn sẽ không còn phải lo lắng đến các lỗi trong khâu quản lý và kiểm soát đơn đặt hàng.




Phần mềm bán hàng online S2Retail được tích hợp cả tính năng như tính toán chi phí vận chuyển, liên kết với các cổng thanh toán, báo cáo thống kê hiệu quả bán hàng chính xác, cụ thể để giúp các chủ shop có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của mình.




Phần mềm bán hàng online S2Retail có thiết kế đơn giản, giao diện thân thiện và dễ sử dụng, nên dù là nhân viên mới thì bạn chỉ cần hướng dẫn một lần đã có thể nhanh chóng thao tác thuần thục.




Chính vì vậy, ngay từ bây giờ, hãy tận dụng các tính năng ưu việt từ Phần mềm bán hàng online S2Retail để không còn phải lo nghĩ đến quy trình kiểm soát tồn kho. Bạn có thể truy cập s2retail.vn để tìm hiểu thêm nhiều thông tin. Chúc bạn đạt được doanh thu bán hàng vượt trội.